Política de tratamiento de datos personales inCore Group SAS, 

 

La sociedad legalmente constituida, identificada con NIT 901205334 y con domicilio principal en la ciudad de Medellín - Antioquia, pretende dar cumplimiento a lo preceptuado en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes que hagan referencia a la Protección de Datos Personales, además de regular todo lo referente a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, cesión y demás actividades que constituyan el tratamiento de datos personales, y por lo cual expide la siguiente Política de Tratamiento de Tratamiento de Datos:

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El responsable del tratamiento de los datos personales suministrados y tratados, de acuerdo a las finalidades que posteriormente serán relacionadas, es la sociedad inCore Group SAS., identificada con NIT. 901.196.507-1, con domicilio social principal en la ciudad Medellín - Antioquia, ubicada en la carrera 43B # 14-51 oficina 301, número de teléfono 3103848436 y correo electrónico hola@incore.co

CARACTERIZACIÓN DE BASES DE DATOS

Los datos personales suministrados a inCore Group SAS. y sobre los cuales se realizará el tratamiento teniendo en cuenta lo establecido en la presente política, se han agrupado y caracterizado en las siguientes bases de datos:

1. ACCIONISTAS: Son los datos de aquellas personas que figuran o figurarán como accionistas de la sociedad inCore Group SAS.

2. ASPIRANTES (OFERTAS DE EMPLEO): Son los datos de las personas que ingresan su hoja de vida a través de los diferentes medios que sean destinados por la sociedad al momento de publicación de vacantes.

3. EMPLEADOS y/o PRESTADORES DE SERVICIO y su GRUPO FAMILIAR: Son aquellos que se encuentran vinculados a través de un contrato de aprendizaje, de trabajo o de prestación de servicios, directamente con la sociedad inCore Group SAS., así como sus cónyuges, hijo, padres y/o personas a cargo.

4. CLIENTES: Son las personas jurídicas y/o naturales, con las cuales se suscribe un contrato de prestación de servicios.

5. PROVEEDORES: Son las sociedades y/o personas naturales encargadas de proveer productos y/o servicios para el adecuado desarrollo del objeto social de inCore Group SAS.

FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales por usted proporcionados a inCore Group SAS, se almacenarán en nuestras bases de datos y serán utilizados para alguna (s) de las siguientes finalidades:

1. ACCIONISTAS.

• Ejecutar la relación societaria existente.

• Ejercer el derecho de inspección.

• Enviar citación a las juntas ordinarias y extraordinarias de accionistas, así como a los demás eventos que sean desarrollados y requieran de la presencia de los mismos.

• Enviar información a las entidades administrativas que las soliciten.

• Enviar información de pago de dividendos.

• Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas y/o terceros colaboradores, en el evento que dichas compañías requieran la información para efectos societarios y/o desarrollo de eventos de los cuáles serán partícipes los accionistas.

2. ASPIRANTES (OFERTAS DE EMPLEO).

• Almacenar la información suministrada a través de la página web o enviadas por correo electrónico y/o de manera física en las instalaciones de la sociedad.

• Desarrollar procesos de preselección, aplicación de pruebas psicotécnicas, entrevistas y demás que se consideren necesarios para una posible vinculación laboral o de prestación de servicios por parte de inCore Group SAS.

• Enviar comunicados a través del correo electrónico y/o teléfonos registrados, referentes a su proceso de selección y/o publicación de nuevas vacantes.

3. EMPLEADOS Y/O PRESTADORES DE SERVICIOS.

• Desarrollar el proceso de selección y vinculación laboral y/o de prestación de servicios.

• Dar cumplimiento a la relación laboral y/o contractual existente.

• Realizar procesos de ejecución y terminación de la relación laboral y/o de prestación de servicios.

• Enviar notificaciones para la aplicación de exámenes médico – ocupacionales.

• Realizar los procesos de afiliación a la seguridad social propia, del cónyuge, los hijos y/o los padres que deseen incluir como beneficiarios.

• Atender procesos de auditoría interna o externa.

• Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de inCore Group SAS., y/o terceros colaboradores, en el evento que dichas compañías requieran la información para efectos contractuales, o para el desarrollo de eventos de los cuáles serán partícipes los empleados, prestadores de servicios y/o su grupo familiar.

• Enviar o notificar, a través cualquier medio físico y/o digital de comunicación, circulares informativas, memorandos, programación de actividades laborales, de seguridad y salud en el trabajo o de bienestar, entre otras relacionadas con el vínculo contractual existente y el desarrollo del objeto social de inCore Group SAS.

• Realizar las referenciaciones laborales solicitadas por terceras personas, con relación al desarrollo del vínculo contractual sostenido con inCore Group SAS.

4. CLIENTES ACTUALES Y POTENCIALES.

• Ofertar/proveer/desarrollar los servicios propios de su objeto social y aquellos asociados a éstos.

• Suministrar información sobre los servicios ofertados y/o prestados, o sobre cambios que se presenten en los mismos.

• Ejecutar controles de calidad y/o encuestas de satisfacción referentes a los servicios ofertados o prestados por inCore Group SAS., sus agentes, delegados y/o terceros colaboradores.

• Enviar o notificar, a través cualquier medio de comunicación físico y/o digital, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas de carácter comercial o publicitario, adelantados por inCore Group SAS. y/o por terceras personas que actúen en nombre de la sociedad.

• Ceder y/o transmitir, en caso de ser requerido, las bases de datos, con fines estratégicos, comerciales, financieros, estadísticos, a subordinados, agencias, filiales, terceros colaboradores de inCore Group SAS. y/o entidades administrativas del Estado que así lo requieran.

• Realizar referenciaciones, gestiones administrativas, operacionales, de cobranza y demás que sean requeridas para el cumplimiento del objeto del servicio contratado, objeto social de inCore Group SAS., y en general aquellas que se consideren pertinentes para el para el sostenimiento, expansión y/o crecimiento de la sociedad inCore Group SAS.

5. PROVEEDORES.

• Ejecutar la relación contractual existente.

• Desarrollar la gestión contable y financiera, además de funciones administrativas y/u operativas.

• Contactar y contratar nuevos servicios y/o compra de productos que inCore Group SAS, requiera para el normal desarrollo de su objeto social, funciones administrativas y/u operativas.

• Enviar, ceder, suministrar, compartir y entregar sus datos personales a empresa filiales, vinculadas, aliadas o subordinadas de inCore Group SAS, y/o terceros colaboradores.

• Hacer referenciaciones comerciales que inCore Group SAS, considere pertinentes para el sostenimiento, expansión y/o crecimiento de la sociedad.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y/O DE MENORES DE EDAD

Para el tratamiento de datos sensibles o datos cuyo titular sea un menor de edad, inCore Group SAS., manifiesta que se desarrollaron medidas de seguridad pertinentes para su protección, las cuales son las siguiente:

• Datos sensibles: inCore Group SAS. da a conocer al titular de datos sensibles, que tiene derecho a optar por no proveer información relacionada con datos de la vida sexual, religiosa, convicciones políticas, organizaciones sociales o de derechos humanos, la pertenencia a sindicatos, orígenes racial o étnico, datos biométricos o datos de salud mental y/o física, cuyo uso indebido puede generar perjuicios y/o discriminación del titular de la información.

• Datos de menores de edad: El suministro de los datos personales cuyo titular sea menor de edad es facultativo, y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor. inCore Group SAS. solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean descendientes o que dependan o estén a cargo de los accionistas, empleados o contratistas u ostenten derechos emanados de la filiación con alguno de ellos, siempre que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los socios, empleados y menores, para tramitar afiliaciones como beneficiarios al sistema general de seguridad social. Para tales efectos, inCore Group SAS. tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de la información recopilada por inCore Group SAS . , de manera directa o a través de sus representantes, apoderados y/o causahabientes, podrán ejercer los derechos descritos a continuación, de tal manera que se satisfagan los propósitos de ley.

• Derecho de conocimiento: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el poder de inCore Group SAS., para efectos de consultarlos , cada vez que lo consideren pertinente, o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

• Derecho de actualización: El titular de la información tiene derecho a actualizar sus datos personales cuando estos sean parciales, fraccionados o incompletos.

• Derecho de rectificación: El titular de la información tiene derecho a rectificar sus datos personales cuando aquellos son inexactos o induzcan a error.

• Derecho de supresión o revocación: El titular de la información podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. No procederá la revocatoria cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.

• Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.

• Derecho a ser informado: El titular estará informado respecto del uso que inCore Group SAS. le esta dando a sus datos.

• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

Para el ejercicio de los derechos otorgados por la Ley, el titular de la información, sus representantes legales, apoderados/autorizados o causahabientes debidamente certificados, deberán realizar la solicitud para la atención de Consultas, Actualizaciones, Reclamos o Supresiones – C.A.R.S., a través del link destinado para ello en la página web de la sociedad www.incore.co, presentar su solicitud directamente en las instalaciones de la sociedad, o a través del correo electrónico hola@incore.co

Para efectos de una ágil y correcta atención a la solicitud que presente, favor tener en cuenta que en todos los casos deberá indicar la siguiente información.

• Nombre e identificación del Titular.

• La descripción precisa y completa de los hechos que originan el trámite.

• La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

• Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer en caso de que los hubiere.

TÉRMINOS PARA LA ATENCIÓN DE C.A.R.S. – CONSULTAS, ACTUALIZACIONES, RECLAMOS y/o SUPRESIONES

CONSULTAS Y ACTUALIZACIONES: Serán resueltas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. De no ser posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado con dos (2) días hábiles previos al vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

RECLAMOS Y SUPRESIONES: Cuando se advierta que la información contenida en una base de datos de inCore Group SAS. debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, rectificación o se observe el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrán presentar reclamación a través de cualquiera de los canales de comunicación señalados anteriormente. Una vez recibida la respectiva reclamación inCore Group SAS. contará con el plazo de quince (15) días hábiles para resolverla, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

En caso de que inCore Group SAS. no sea competente para resolver el reclamo presentado, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, inCore Group SAS. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de la reclamación.

Una vez recibido el reclamo, inCore Group SAS. incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

inCore Group SAS. cuenta con infraestructura y mecanismos de seguridad técnica, humana y administrativa para salvaguardar la información de los titulares, e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos.

El acceso a los datos personales está restringido a empleados, contratistas, representantes y agentes de inCore Group SAS., encargados del tratamiento de los datos personales y/o que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la empresa.

De igual manera se informa que los datos recolectados podrán ser almacenados y/o procesados en servidores, bien sean propios o contratados con terceros proveedores, así como en medio físico y/o magnético directamente ubicado en las instalaciones de inCore Group SAS., lo cual es autorizado por los titulares de la información al momento de aceptar el tratamiento de sus datos personales.

CESIÓN DE DATOS

Dado el caso en que, por motivos contractuales, los proveedores, prestadores de servicios, empresas aliadas, personas interesadas o terceros colaboradores de inCore Group SAS., llegaren a solicitar la cesión de la información contenida en bases de datos que maneja la empresa, deberá solicitarlo mediante documento escrito enviado al correo electrónico hola@incore.co. En referida solicitud deberá expresar, de manera clara e inequívoca, la necesidad que motiva dicha petición. De igual forma confirmará que para el uso de la información contenida en esa (s) base (s) de datos se acogerá a la política para el tratamiento de datos personales implementada por inCore Group SAS., y hará saber las medidas de seguridad utilizadas una vez sea entregada la base de datos solicitada.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales recopilados en inCore Group SAS. , estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitir el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales, plazo que generalmente es de diez (10) años contados a partir del último tratamiento realizado. Una vez vencidos estos plazos y de acuerdo a lo establecido en normatividad referente a archivo de datos, se procederá a

la inactivación y/o eliminación de los archivos físicos y/o magnéticos que contengan la información personal, así como los datos personales que figuren en las bases de datos.

Se exceptúan del plazo anteriormente indicado, las bases que por disposiciones legales deban ser almacenadas por un término superior.

PUBLICIDAD Y VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se hará pública y se entenderá vigente desde el día veintisiete (27) de agosto del 2018